Dieser Artikel widmet sich der Frage danach, was eine gute Hausverwaltung ausmacht. Vielleicht sind Sie gerade dabei, sich als Verwalter selbstständig zu machen oder eine Hausverwaltung zu übernehmen. Oder Sie sind in einer Eigentümergemeinschaft und auf der Suche nach einem Verwalter. . Wie es auch sein mag, für beide Seite sind folgende Dinge unerlässliche Kriterien
Nutzung einer angemessenen Software
Neulinge und Profis sollten eine Hausverwaltung Software benutzen, die über ein angemessenes Leistungsspektrum verfügt. Online Banking, die Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechungen und die übersichtliche Verwaltung der Eigentümerdaten sind wichtig für eine sorgfältige und zeitsparende Organisation. Gleichzeitig sollte bei dem Programm stets auf entsprechende Sicherheitsvorkehrungen geachtet werden. Der Bankenstandard ist hier empfehlenswert.
Berufshaftpflicht- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
Für die Ausübung des Berufs des Hausverwalters ist eine Berufshaftpflicht notwendig. Diese ist gesetzlich vorgeschrieben. Dasselbe gilt für eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. In der Bekanntmachung des Wohnungseigentumsgesetzes vom 12.01.2021 heißt es außerdem:
§ 19 Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss
(1) …
(2) Zur ordnungsmäßigen Verwaltung und Benutzung gehören insbesondere
…
3. die angemessene Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht ….
(Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/WEG.pdf; abgerufen am 14.10.2022; gekürzt)
Zertifizierung
Ein Hausverwalter, der von der Industrie- und Handelskammer als solcher zertifiziert wurde, hat einen beruflichen Hintergrund, der ihn für diesen Beruf qualifiziert. Die Kammer prüft zur Ausstellung dieses Zertifikates die Eignung der entsprechenden Person. Das aktuelle Wohnungseigentumsgesetz formuliert die Regelung wie folgt:
§ 26a Zertifizierter Verwalter
1) Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt.
(Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/WEG.pdf; abgerufen am 14.10.2022)
Mitgliedschaft in einem Fach- oder Berufsverband
Die Mitgliedschaft in einem Fachverband ist ein solider Indikator dafür, dass der Verwalter seinen Beruf gemäß den gesetzlichen Anforderungen ausführt. Die Aufnahme in solche Verbände wird anhand dieser Kriterien geprüft. So ist das Vorhandensein einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung schon vor der gesetzlichen Verpflichtung ein Aufnahmekriterium für Hausverwalter gewesen.
Offenheit und Transparenz der Unterlagen
Für die Eigentümer muss die Möglichkeit bestehen, Einblick in die Unterlagen zu bekommen. Es handelt sich um das hochpreisige Eigentum einer anderen Person, die vom Verwalter verwaltet wird Diese Transparenz zu gewähren, ist für die Hausverwaltung unerlässlich. Des Weiteren enthalten die Unterlagen Details über Kosten und Abrechnungen, die die Eigentümergemeinschaft betreffen. Eine offene Einsicht ist also nicht nur moralisch geboten, sondern auch praktisch notwendig.
Angemessene Verwaltungspolitik
Für die Eigentümergemeinschaft ist der Konsens sehr bedeutend. Aus diesem Grund wird über umfassende Entscheidungen auch in der Gemeinschaft abgestimmt. Dabei sind Abstimmungspunkte jedes Berechtigten zu berücksichtigen. Für all das muss eine Eigentümerversammlung abgehalten werden. Sie dient auch für:
- Die Besprechung über Umlagen und Abrechnung (Hausgeld etc.) oder WEG-Darlehen
- Die Planung oder Abstimmung über bauliche Vorhaben
- Die Mitteilung einzelner Anliegen
- Wahlen eines Verwaltungsbeirates oder neuen Hausverwalters
Der Hausverwalter ist im Rahmen der Eigentümerversammlung lediglich für die Austragung verantwortlich. Als Verwalter gilt sein Dienst der sich dort versammelnden Gemeinschaft. Für eine faire Sitzung muss er allen Beteiligten eine realistische Möglichkeit einräumen, einer Sitzung Anliegen in Form von Tagesordnungspunkten hinzuzufügen.
Regelmäßige Anwesenheit
Über den Zustand des zu verwaltenden Gebäudes und die Situation der Wohngemeinschaft kann sich der Hausverwalter vor Ort informieren. Hierfür sollten systematisch Checklisten genutzt werden. Dabei ist die Privatsphäre jedes Hausbewohners selbstverständlich zu wahren.